Temel Bilgiler

          Microsoft Excel, satır ve sütunların bulunduğu hücrelerin meydana getirdiği çalışma sayfalarının bir kitapta toplanmış halidir. Çalışma sayfalarını oluşturan satırlar sayılarla; sütunlar ise harflerle belirtilir. Satır ve sütunların kesiştiği yere hücre denir. Excel’in işlem sayfası üzerinde çizgileri diğerlerine göre daha kalın olan hücre etkin hücre olarak adlandırılır. Etkin hale getirilmek istenen hücreye klavyedeki yön tuşları ile gidilebilir yada farenin imleci ile o hücre tıklanır. Birinci satır ile birinci sütunun kesiştiği yer A1, bir altındaki hücre ise A2 olarak adlandırılır. Excel’de yapılabilecek bütün işlemler ve fonksiyonlar Resim 1.1’de yer almaktadır.

    

     Resim 1.1

          Menünün altında yer alan ve kimilerince düğme kimilerince de toolbar olarak adlandırabileceğimiz kısayol tuşları (Resim 1.2) ile de menüde yer alan konutlara erişim imkanı bulunmaktadır.

    

     Resim 1.2

          Bir Excel kitabının birden fazla sayfası bulunabilir. Bu sayfalar arasındaki geçiş ekranın alt sol tarafında (Resim 1.3) bulunan işlem sayfalarına tıklayarak sağlanır.

    

     Resim 1.3 

          Püf Nokta : Eğer sütunlar harflerle değil sayılarla gösteriliyor ise referansının A1 şeklinde gözükmesi için Tools menüsünden Options komutu seçilmeli ve General penceresinden referans biçimini A1 olarak değiştirmek gerekir.

          Yeni Dosya Açmak ve Kaydetmek 

          Microsoft Excel’i her başlattığınızda, açılan boş sayfa ile çalışabilir yada FILE menüsünden New komutunu seçerek boş bir sayfa ile çalışmaya başlayabilirsiniz. Üstünde çalışılan bir dosyayı kaydetmek için ise FILE menüsünden Kaydet komutu seçilir.(Resim 1.4)

     (Resim 1.4)

          Menüde Save, Save As, Save As Html, Save Workspace olarak adlandırılımış dört farklı kaydetme komutu bulunmaktadır. Save komutu daha önceden kaydedilmiş dosyanın üstüne güncelleme yapar. Save As ise, üzerinde çalışılan dosyanın farklı bir isimde ve yeni bir dosya olarak kaydedilmesini sağlar. Kayıt edilmemiş olan dosyalara Book1, Book2 gibi isimler verilir. Bu dosyalar kaydedilmek istendiği taktirde Save ya da Save As komutlarından hangisi seçilirse seçilsin Save As komutu çalışır.

    

     (Resim 1.5)

          Save in olarak adlandırılan kutucukta dosyanın kaydedilmek istendiği yer seçilir. File Name kutucuğuna ise dosyaya verilecek olan isim yazılır ve Save düğmesine basılarak kaydetme işlemi tamamlanır.Kayıt işlemi klavyeden CTRL+S tuşuna basılarak da yapılabilmektedir.

          Dosya Açmak

          Önceden kaydedilmiş dosyalarımızı açmak için FILE menüsünden Open komutunu (Resim 1.6) ya da CTRL+O tuşlarını kullanırız.Hangi yolu kullanırsak kullanalım;

    

     Resim 1.6

          Şeklinde pencere ile karşılaşırız. Bu pencerede Look in ile anlatılmak istenen, açmak istenen dosyanın nerede kayıtlı olduğudur. Doğru dizini seçtiğimiz taktirde dosya ismi ekranımızda belirmiş olacaktır. Mouse ile dosyayı seçtikten sonra Open Komutunu seçtiğimizde ya da dosyayı iki kere tıkladığımızda dosyamız açılmış olur.

          Dosya Kapamak

          Dosya kapamanın yollarından biri FILE menusunden Close komutunu kullanmaktır. (Resim 1.7) İkinci yol, ekranın sağ üst köşesinde bulunan düğmesine tıklamaktır. İki adet olan çarpı düğmelerinden üstte bulunanı Excel programını kapamaya, alttaki ise Excel’de çalıştığımız dosyayı kapamaya yarar.

    

     Resim 1.7

          Eğer dosyada yapılan işlemleri kaydetmeden kapamak istersek taktirde save edip edilmeyeceğini soran bir mesaj penceresi ile karşılaşırız. (Resim 1.8) ‘Yes’ ile save işlemi yapılır, ‘No’ ile kayıt işlemi yapmadan dosyayı kapar.

    

     Resim 1.8

          Birden Çok Hücre Seçmek (Bloklamak)

          Birden fazla hücre üstünde aynı işlemler yapılacak ise, her defasında aynı işlemleri yapmaktan ziyade hücreler bloklanarak yapacağımız işlem sayısını azaltırız. Mesela A1’den A10 kadar olan hücrelerin yazı fontunun değişmesini istiyor isek; A1’den A10’a kadar olan hücreleri bloklarız (Resim 1.9) ve fontu değiştiren komutu uygularız. Zemin beyaz renkte ise seçili blok rengi siyaha, veriler siyahsa blok beyaz renge dönüşür. 

    

     (Resim 1.9)

          Bloklama işlemi için ilk hücre mouse ile seçildikten sonra mouse’un okunu son hücreye doğru sürükemek gerekmektedir. Bir başka yolu ise SHIFT tuşunu basılı tutarak klavyedeki yön tuşları ile bloklamak istediğimiz hücreleri seçmektir. SHIFT tuşu ile bitişik hücreler üstünde bloklama işlemi yapılır. Bitişik olmayan hücreler için CTRL tuşu kullanılmalıdır. Bu sayede etkin hale gelmiş olan alan üstünde kopyalama, başka bir yere hücrelerin içeriklerini taşıma… gibi bir çok işlem yapılabilir.

   

          Veri Girişi

          Çalışma yaprağının her hücresine metin, sayı veya formul girilebilir. Standart hücre boyutlarını aşan bir metni yazdığımızda; eğer yan hücreler herhangi bir yazı içermiyor ise metnimizin tamamını görebiliriz. (Resim 1.10) 

          Hücrenin İçeriğini Değiştirmek

          Microsoft Excel’de hücrenin içeriğini kolayca değiştirebilirsiniz. En kısa yolu değiştirmek istediğiniz hücreyi seçtikten sonra yazınızı yazmaktır. Bir diğer yolu hücreye çift tıklayarak imlecin hücrenin içerisine girmesini sağlamak ve değişiklikleri yapmaktır. Hücre içine girme işlemini F2 tuşuna basarak da yapılabilmektedir. Hücre seçili olduğu zaman hücrenin içindeki yazı otomatik olarak Formül Çubuğunda gözükecektir. (Resim 1.13)

    

     Resim 1.13

          İmleç formül çubuğunun üstünde iken şekli değişir ve ekleme noktası biçimini alır. Ekleme noktasını yazının istediğimiz yerine konumlandırıp hücre içeriğini değiştirebiliriz.
 

          Hücreden Veri Silmek

          Bir veriyi hücreden kaldırmak istiyorsanız, hücreye yeni bilgiler yazarak ; yazınızın eskisinin yerini almasını sağlayabilirsiniz. Aynı işlem hücre seçildikten sonra DELETE tuşuna basılarak da yapılabilmektedir ya da EDIT menüsünden CLEAR komutunu kullanabilirsiniz. Eğer silme işlemini yeni birşey yazmak için yapacaksak; eski bilgilerin yerine doğrudan yenilerini girmek en hızlı yöntemdir.

          Hücrenin İçeriğini Taşımak

          Bir hücrenin içeriğini çalışma yaprağındaki herhangi bir hücreye taşımak için çeşitli yöntemler kullanılabilir. İçeriği taşınmak istenen hücre seçildikten sonra, mouse’un sağ tuşu tıklanarak kısayol menüsünden CUT komutu seçilir (Resim 1.14) Hücrenin çevresindeseçildiğini gösteren kesik çizgiler belirecektir. Çalışma sayfasında istediğimiz yere konumlanıp yine mouse’ın sağ tuşundan kısayol menüsünü açtıktan sonra PASTE komutunu kullanarak hücrenin içeriği yeni bir hücreye taşınmış olur. CUT komutuna düğmesi kullanılarak da ulaşılabilir PASTE komutunun düğmelerde gösteriliş biçimi ise şeklindedir. Seçilen hücrelerin üstünde yapılabilecek işlemler farenin sağ tuşu ile açılan bu kısayol menüsünde toplanmıştır. Excel’de bir çok işlem için kısayol tuşu atanmıştır. Bir başka yol ise kesilecek bloğu seçtikten sonra CRTL+X tuşlarına birlikte basmaktır. CTRL+V tuşlarının birlikte basımı halinde; seçilen blok otomatik olarak yeni hücresine

    

     Resim 1.14

yapıştırılabilir.Bu yol en kolay yol alarak bilinmektedir. Aynı işlem EDIT menüsünden CUT komutu kullanılarak da yapılabilir.

    

          Hücrenin İçeriğini Kopyalamak

          Seçili olan bir veriyi kopyalamak için birkaç yol izlenebilir. Taşıma işleminde de olduğu gibi, ilk önce kopyalanmak istenen hücre seçilir. Sonra kısayol menüsünden COPY komutu uygulanır. Çalışma sayfasında istenilen hücreye konumlandıktan sonra yine kısayol menüsünden PASTE komutu uygulanarak içerik yeni hücreye kopyalanmış olur. COPY komutuna düğmesinden de ulaşılabilir. EDIT menüsündeki COPY komutu da bir diğer kullanım biçimidir. Klavyeden ise CTRL+C ile kopyalama; CTRL+V ile yapıştırma işlemleri gerçekleştirilir.

          Püf Nokta : Yapıştırma işlemi verinin otomatik olarak çoğaltılmasıdır. PASTE komutunun uygulanması için; CUT veya COPY komutlarının önceden uygulanmış olması, yani hangi verinin kopyalanacağının ya da taşınacağının belli olması gerekmektedir.

   

          Yazıtipinin ve Boyutunun Değiştirilmesi

          Yazıtiplerini değiştirmek için FORMAT menüsünden CELLS komutu uygulanır.(Resim 2.1)

    

     Resim 2.1

          Açılan penceren FONT alt menüsüne girerek yazı tipi ve boyutu değiştirelebilir. (Resim 2.2)

    

     Resim 2.2

          Resim 2.2’de Arial olarak Font kutusunda seçili olan yazı tipi, sağ tarafındaki aşağı yukarı hareket eden ok düğmelerini kullanarak farklı tipe dönüştürülebilir. Size kutusundaki 10 değeri de aynı biçimde azaltıp, çoğaltılabilir. Format Cells komutuna kısayol menüsünden de ulaşılabilir. Kısayol düğmeleri de aynı işlevdedir.

          Püf Nokta : Microsoft Excel’de hücre ile ilgili yapılacak işlemlerden önce değişikliğin hangi hücrede yapılması isteniyorsa ; o hücrenin seçili olup olmadığı kontrol edilmelidir. A2 hücresinin yazı boyutu 20’ye çıkartıldığı zaman diğer hücreler değişikliğe uğramayacaktır. Eğer yapılacak işlem bütün sayfaya uygulanacak ise EDIT menüsünden SELECT ALL komutu ile bütün sayfa seçilmelidir.

          Kalın, Italik Yazım

          Bir metni koyu veya italik (yatay) olarak biçimlendirmek için istenilen hücre seçildikten araç çubuğundaki Bold (Kalın) düğmesine basılarak veya kısayol tuşlarından CTRL+B ile koyu yapılır. Format Cells iletişim penceresinin (Resim 2.2) Font Style kutusundan da aynı işlemler yapılabilir. Italik yazının kısayol düğmelerinde gösterilmesi şeklindedir.

          Altı Çizili Yazım (Underline)

          Microsoft Excel’de hücreye altı çizgili olarak veri yazmak için kısayol düğmelerinden düğmesine veya CTRL+U tuşlarına basılmalıdır. Format Cells menüsünün Font penceresinden Underline kutucuğu (Resim 2.3) ile de aynı işlem yapılabilmektedir.

     Resim 2.3

          Single, altı tek çizgili ; Double altı çift çizgili yazmak içindir.

 

          Hizalamak

          Microsoft Excel’de, metinler soldan, sayılar ise sağdan hizalanırlar. Ancak hücre içinde metinlerin sağdan, diğer verilerin ortadan hizalanması istenebilir. Ya da, çalışma sayfasının üst tarafına hücreler arasında ortalanmış başlık koymak istenebilir. Format Cells iletişim penceresinin Alignment seçeneğinden hizalama işlemleri gerçekleştirilir. (Resim 2.4)

    

     Resim 2.4

     Horizantal penceresinde hücrenin içeriğini yatay konumda hizalayan komutlar vardır.(Resim 2.5) 

     Left sola hizalar, Center ortalar, Right sağa hizalar, Fill hücrenin içeriğini sınırları dolana kadar tekrar eder.Justify iki yana, Center Across Selection hücreler arasında hizalar.

    

     Resim 2.5

          Text control kutusunda bulunan Wrap Text ile hücre içinde bulunan yazı hücrenin boyutlarını aşıyor ise; hücrenin bulunduğu satırın yüksekliğini, hücrenin içeriğinin boyutlarına göre arttırmak içindir. Shrink to Fit ise hücre boyutlarını aşan yazıyı; yine hücrenin içine sığacak şekilde küçültmek için kullanılır. Merge Cells komutu ile de hücreler arasındaki kenar çizgileri kalkarak seçili hücreler tek bir hücre gibi işlev görür

Kısa yol düğmeleri ile de hizalama yapılabilir. Aynı menüdeki Orientation kısmında ise, verinin hücreye hangi düzende yazılacağı gösterilmiştir.
 

          Sınırlarının Çizilmesi

          Çalışma sayfalarında çizgi ve renkler kullanılarak çalışmaların daha çarpıcı görünmesi sağlanabilir. Bir hücrenin üstüne, altına ve iki yanına eklenen çizgilerdir. Bir hücrenin etrafına çerçeve çizmek için ya Format araç çubuğundaki Outside Border düğmesi tıklanarak açılan seçeneklerden (Resim 2.5) istenilen çerçeve bu menüde varsa doğrudan tıklanarak seçilir ya da Format menüsünden Cells komutunun BORDER penceresi Resim 2.5 kullanılır.

          Outline ile hücrenin veya seçili hücrelerin dışına, inside ile de içine çizgi çekilir. None, önceden çizilmiş sınırları kaldırmak için kullanılır. Line style ile çizginin düz kesik, çift çizgi mi… olacağı belirlenir. Color kutusundan ise çizginin rengi seçilir. Border kutularından da çizginin hücrenin hangi tarafına çekileceği belirlenir. Diğer işlemlerde olduğu gibi kısayol menüsünden Format Cells komutu da uygulanabilir.

          Püf Nokta :Outside Border düğmesi standart araç çubukalrında gözükmüyor ise araç çubuğu üstünde mouse’ un sağ tuşuna basılarak genel araç çubukları penceresinden seçilebilir.

          Satır ve Sütunların Gizlenmesi

          Format menüsünde ROW ya da COLUMN seçeneklerinden (Resim 2.7) HIDE komutu ile o anda etkin olan hücrenin bulunduğu satır veya sütun gizlenir. UNHIDE komutu ile de tekrar görünür hale getirilir.

    

     Resim 2.7

          Satır Yüksekliğinin Ayarlanması

          Satır yüksekliği, satır etikeki üstünde mouse tıklanıp şekil1 şeklini aldığında yukarı veya aşağı sürüklenerek ayarlanabilir.Satır yüksekliğini ayarlamanın bir diğer yolu da Format/Row menüsünden Height komutunu seçmektir. (Resim 2.8)

     Resim 2.8

          Açılan diyalog penceresine istenen satır yüksekliği klavyeden girilebilir

          Satır veya Sütun Ekleme/Çıkartma

          Microsoft Excel’de gerek duyulduğu zaman kolayca satır ve sütun eklenip, çıkarılabilir.Satır ya da sütun eklemek için, Insert menüsündeki Cells (Hücre), Row (Satır), Column (Sütun) komutları kullanılır. Bir hücreyi, satırı ya da sütunu silmek için ise Edit menüsündeki Delete komutu kullanılır.

          Değişiklikleri Geri Almak

          Excel’de yanlışlıkla bir hücre, grafik yada çalışma sayfası (Sheet1) silindiği zaman; bu türden hataları düzeltmek için Edit menüsündeki UNDO komutu ya da Undo kısayol düğmesi kullanılır. Bu komut kullanıldıktan sonra biraz önce yapılan değişikliğin aslında doğru olduğu düşünülüp karar değiştirilebilir. Bu gibi durumlarda da Edit menüsündeki REPEAT komutu kullanılır. Kısayol düğmesi de aynı işlevdedir.Geri al komutunun adı son olarak yapılan işlemi yansıtacak biçimde değişmektedir. Bazı durumlarda Undo (Geri Al) komutu kullanılamaz. Örneğin son yapılan işlem çalışma defterini kaydetmek olursa Undo komutu yerine Can’t Undo (Geri Alınamaz) komutu görünür. CTRL+Z tuş kombinasyonu da aynı görevdedir.

          Hızlı Tarihler 

          İçinde bulunduğunuz günün tarihini (veya tarih ve saat) herhangi bir hücreye girmek için sadece =TODAY() veya =NOW() yazmanız yeterlidir. Böylece dökümanı her açtığınızda Excel o günkü tarihi ve saati hesaplayarak bu hücreyi güncelleyecektir. Tarihin sabit kalmasını istiyorsanız, CTRL+;'e basarak tarihi, CTRL+:'ye basarak da saati alabilirsiniz.

          Hızlı Veri Girişi 

          Eğer bir metni tablo içinde birkaç defa yazıyorsanız, bir iki harfini yazdıktan sonra Excel metni tamamlıyor. Eğer yanlış bir seçim yapmışsa, yazmaya devam edin ya da ALT tuşuna basarak diğer tüm seçenekleri görebilirsiniz. Eğer bu otomotik tamamlama özelliğinden rahatsız oluyorsanız, Tools menüsünden Options'a girin ve Edit bölümünde bulunan Hücre Değerleri içine Enable AutoComplate'in yanındaki check'i kaldırın.

          Aktif Hücreyi Bulmak

          Uzun dökümanlarla çalışırken kimi zaman sayfalar arasında gezinirken nerede çalışmakta olduğunuzu unutabilirsiniz. Böyle bir durumda CTRL+Backspace kombinasyonu ile aktif olan hücreye gidebilirsiniz.

          Satırlardan Sütunlara ve Sütunlardan Satırlara

          Satırlar halinde bulunan verilerinizin sütun haline gelmelerini isterseniz, Excel bu değişimi yapabilir. Ancak kopyalama ve yapıştırma işlemi yapmak zorundasınız. İstediğiniz satırları kopyalayın başka bir yeri seçin ve Edit menüsünde bulunan Paste Special'ı seçin. Açılan pencereden Transpose ibresini işaretleyin.

          Faresiz Sağ Tıklama

          Genellikle klavye ile çalışan bir insansanız, SHIFT+F10 kombinasyonu ile sağ tıklama menüsünü ekrana getirebilirsiniz.

          Hızlı Hesaplama (1)

          Belirli bir satır için hızlı bir şekilde hesaplama istiyorsanız, işiniz bittikten sonra sileceğiniz bir toplama formülü yazmak zorunda değilsiniz. Excel bir Status çubuğunun sağında AutoCalculate penceresine sahiptir. Birden fazla hücreyi seçtikten sonra AutoCalculate penceresine sağ tıklayarak değerlerin toplamını görebileceğiniz gibi aynı zamanda Ortalama, Count, CountNums, Max ve Min hesaplamalarını da öğrenebilirsiniz.

          Hızlı Hesaplama (2)

          Hesaplama yapmak için hücrelerin beraber halde bulunmasına da gerek yoktur. Hesaplama işlemine katılacak hücreleri seçmek için hücreye tıklarken CTRL tuşunu basılı tutmanız yeterli olacaktır.

          Hızlı Seçim 

          Hücrelerden oluşan bir bloğu taşırken, uzun metinler tarafından kaplanan boş hücreleri de taşımanız mümkün. Ya da yan hücrelerden bir tanesini kaçırabilirsiniz. Veri kaybetmeden Excel'in sizin için seçme işlemini gerçekleştirmesini sağlayabilirsiniz. CTRL+SHIFT+8 (8'i klavyenin sağ tarafta bulunan nümerik kısmından değil de karakterler kısmının üstünden seçin.) kombinasyonu ile aktif hücrenin etrafındaki ilk boş satır ve sütuna kadar tüm doldurulmuş hücreleri seçebilirsiniz. Taşıma ve kopyalama işlemlerini oldukça kolaylaştırabilirsiniz.

          Kendinize Bir Not 

          Hücreyi seçtiğinizde açılan notlar kimi zaman çalışma alanında karışıklık yaratabilir. Bir hücreye not eklemek için hücreye tıklayın ve Insert menüsünden Comment'i seçin. İstediğiniz metni yazdıktan sonra Tools kısmından Options'ı sonra da View'ı seçin. Alışılmış not gösterme biçimi Comment Indicator Only'dir. Hücrenin bir köşesine ufak kırmızı bir işaret ekler. Eğer notun her zaman açık olmasını isterseniz, Comments&Indicator'ı seçin. Hiç bir şekilde notun görülmesini istemezseniz de None seçeneğini işaretleyin. Belirli bir notu saklamak için ise hücreye sağ tıklayın ve HideComment'i seçin. Tüm saklı notları görüntülemek için ise View menüsünden Comments'i seçin. 

          Çalışma Sayfaları

          Çalışma Sayfasının altında yer alan geçiş düğmelerine tıklanarak bir çalışma defterinin istenilen sayfasına kolaylıkla geçiş yapılabilir. Çalışma sayfaları arasında hareket etmek için klavye kısayolları da kullanılabilir. CTRL+PGDN bir sonraki sayfaya; CTRL+PGUP ise bir önceki sayfaya geçişi sağlar.

          Microsoft Excel’de birden fazla hücre seçilebildiği gibi, aynı şekilde birden fazla çalışma sayfasıda seçilebilmektedir. Bitişik (komşu) olan birçok çalışma sayfasını seçmek için SHIFT tuşu basılı tutularak istenilen sayfaları işaretleyerek seçilebilir. Seçmek istenen yapraklar bitişik değil ise CTRL tuşu ile seçim işlemi yapılır. Bir çalıma defterindeki bir çok sayfa seçildiği zaman, her yaprağa aynı bilgiler ayna anda girilebilmektedir.

          Çalışma Sayfalarının Kopyalanması ve Taşınması

          Sayfayı kopyalamak ya da taşımak için Edit/Move or Copy Sheet komutu kullanılır. Açılan pencerede (Resim 2.9) bu Excel dosyasında bulunan sayfalar bir liste olarak gözükür.

    

     Resim 2.9

          Çalışma Sayfasının Silinmesi

          Edit menüsündeki Delete Sheet komutu ile çalışma sayfaları silinebilmektedir. Ya da kısayol menüsündeki Delete komutu kullanılır.

           Çalışma Sayfasının Adının Değiştirilmesi

           Sayfalarının isimlerinin değiştirilmesi için Format/Sheet menüsündeki Rename komutu kullanılır. (Resim 2.10) Ya da sayfa adının yazılı olduğu kısmı çift tıklamak gerekmektedir.

    

     Resim 2.10

          Adı değiştirilmek istenen sayfa seçili iken mouse’un sağ tuşu yardımı ile oluşan kısayol menüsündeki Rename komutu da aynı görevi görmektedir. Bu komutlardan herhangi biri uygulandığı zaman, Sayfa isminin yazılı olduğu kısım yeni ismin verilmesine hazır durumdadır.

          Çalışma Sayfasına Resim Eklenmesi

          Insert/Picture menüsünün yardımı ile Çalışma sayfalarına resimler eklenebilir..

    

     Resim 2.11

          Clipart komutu uygulandığı zaman açılan diyalog penceresinden (Resim 2.12) istenilen resimler seçilerek sayfaya resim nesnesi eklenmiş olur.
 

          Çalışma Yaprağında Önizleme Yapmak

          Sayfaların istenilen satır ve sütunları içerip içermediği, kenar boşluklarının gerektiği gibi olup olmadığı, verilerin sütunlara sığıp sığmadığını görmek için önizleme yapılır. Bunun için File menüsündeki Print Preview komutu kullanılır. Mouse’un oku sayfa üzerinde gezindikçe küçük bir büyüteç şeklini alır. Sayfadaki bazı bilgilerin yerine (#) işaretleri görüntülenir ise çalışma yaprağını yazıcıya göndermeden önce sütunları genişletmek gerekmektedir.

          Sayfa Yapısını Hazırlamak

          Bazen çalışma yaprağının yalnızca bir bölümünü yazdırmak ya da bir sayfaya sığmayacak kadar fazla bilgi yazdırmak gerekebilir. File menüsündeki PAGE SETUP komutuyla, kağıt üzerindeki baskı alanını ve baskı ölçeğini ayarlamak çok kolaydır.(Resim 3.1)

    

     Resim 3.1

           Kağıdın Dikey mi (Portrait) yoksa yatay mı (Landscape) durması gerektiği Orientation’da belirtilir. Scaling bölümünde yazılacak kısmın ne oranda küçültülüp büyütüleceği ayarlanır. Fit to başlığıyla basılmak istenen dosya kaç sayfadan oluşursa oluşsun tek bir sayfada çıktının alınmasıdır. Paper Size kısmında yazılıcak kağıdın A4 mü yoksa Letter …vb. olduğu belirlenir. First Page Number başlığıyla, yazılacak ilk sayfaya vermek istenilen sayfa numarası değiştirilebilir.

    

     Resim 3.2

          İkinci bölüm Margins’ dir. Burada kenar boşlukları ayarlamaları yapılır. Üst, alt, sağ ve soldan ne kadar boşluk kalması gerektiği belirtilir.Yazıcıya göre bu değerler belirli sınırlarda olmalıdır. Header, Footer ise bu bilgilerin üst ve alttan ne kadar uzakta olacağını gösterir.Center on Page seçeneği, basım alanı kağıt boyutundan küçükse kenarlarda kalacak boşluğun karşılıklı kenarlara eşit dağılmasını sağlar.Seçeneklerin ikiside seçili ise, bu alan kağıdın tam ortasında bulunur; seçenekler iptal edilirse sol üst köşeye gider.

    

     Resim 3.2

           Üçüncü bölüm Header Footer. Bu bölümde kağıdın üst veya altına sayfa numarası, dosya adı, Excel sayfasının adı, tarih gibi hazır hatırlatma notları koyulur. Bu seçenekler yeterli gelmediği taktirde Custom :Header veya Custom Footer seçeneklerinden istenilen notlar yazılabilir.

    

     Resim 3.3

           Eğer yazdırılacak alan tek sayfaya sığmıyor ve bazı satır yada sütunların her sayfada yazılması gerekiyorsa, bu satır sütunlar Repeat bölümünde belirtilir.
Kılavuz çizgilerini, notların veya satır ve sütun çizgilerinin yazılması isteniyorsa Print alt bölümünde seçilir. Page Order’dan ise sayfaların basılma sırasını(önce aşağı veya sola) dolayısıyla sayfa numaralarını ayarlayabilirsiniz.

          Çalışma Sayfasını Yazdırmak

          Çalışma yaprağını yazdırmak için kısayol düğmelerinden Print düğmesini ya da File menüsünden PRINT komutu kullanılır.Print düğmesine tıkladığınızda, çalışma yaprağınız o anki yazdırma ve sayfa ayarlarıyla, varsayılan yazıcıya gönderilir. (Resim 3.4)

     Resim 3.4

          Print komutu kullanılırsa, yazdırmadan önce bazı değişiklikler yapılabilir. Kopya sayısı ve kaç sayfa yazdırılacağı gibi. Seçilen bir hücre erimi, çalışma yaprağı yada tüm çalışma defteri yazdırılabilir. Sayfaların bir çok kopyasının alınabileceği gibi, sayfaların yalnızca belirli kısmının çıktısıda alınabilir

          Çalışma Sayfalarında Girişleri Tekrarlama

          Çeşitli çalışma sayfalarını birbirlerine bağlamak oldukça kullanışlı bir yöntem. Fakat belirli kalıpları ve formları her sefer yeniden yazmak zorunda kalabiliriz. Bunu yerine çalışmakta olduğunuz tablonun çerçevesine tıklayın. Daha sonra SHIFT basılı durumda iken en son tablonun çerçevesini seçin. Etiketinizi, başlıklarınızı ve formüllerinizi yazdığınızda diğer tüm tablolarda da otomatik olarak belirecektir.

          Çalışma Sayfasında Gezinti

          Sayfanızda üzerinde sıkça değişiklik yaptığınız veya gözlemlediğiniz bölümleri isimlendirerek kolayca ulaşabilirsiniz. Bunun için istediğiniz bölgeyi seçtikten sonra Insert menüsünden Name'i seçip Define'a girin. Buradan istediğiniz ismi vererek bölgenizi tanımlayabilirsiniz. Daha sonra çalışma sırasında F5 tuşuyla Goto kutusunu ekrana getirebilir ve isim verdiğiniz bölgelerin listesinden seçim yapabilirsiniz. Bu kutu daha evvel gitmek istediğiniz bölümleri hatırlayabildiği için kimi zaman daha kolay bir şekilde erişim sağlayabilirsiniz. Başka bir Excel dökümanında tanımladığınız bölgeye gitmek için belgenin adını takiben bir ünlem işareti ve bölgenin ismini yazmalısınız.

          Eğer birden çok sayfa ile aynı anda çalışıyorsanız, ekranın alt kısmında bulunan bölümdeki ok tuşları ile sayfalar arasında gezmek hem zahmetli hem de yavaş olur. Eğer bu ok tuşlarından herhangi birine sağ tıklarsanız tüm sayfaların listesi açılacak ve istediğiniz sayafaya direkt olarak ulaşabileceksiniz. 

          Satır ve Sütunları Otomatik Olarak Toplamak

          Standart araç çubuğundaki otomatik toplam düğmesine tıklayarak satır ve sütunları toplayan formül oluşturulur. Otomatik toplam 3 şekilde kullanılabilir: etkin hücreye en yakın satır ya da sütundaki verileri toplamak; seçilmiş olan herhangi bir erimdeki verileri toplamak ve diğer toplamları içeren hücrelerin toplamını (genel toplamlar) almak. En yakın hücre erimindeki verileri otomatik olarak toplamak için, Otomatik Toplam düğmesine çift tıklamak yeterlidir. 

 

          Aritmetik İşlemler

          Excel’de formül kullanımı sırasında dikkat edilmesi gereken hususlar : 

          Yazılan her formül ‘‘=’’ ile başlar 
          Verilerin başına ‘‘=’’ işareti konmaz. Bu durumda yazılan aynen hücre içinde görünür. 
          Formül içeren hücrelere veri girişi yapılmamalıdır. Bu alanların sonuçları Excel tarafından hesaplanarak yazılır. Bilgi girişi yapıldığı an formül silinir.

          İşlev Sihirbazı Yardımıyla Formül Yazmak

          Hesaplama yapılacak olan hücre seçildikten sonra Standart araç çubuğunun üzerindeki İşlev Sihirbazı düğmesinden formüllere ulaşılır. İşlev kategorisini ve işlevin adını seçtikten sonra gerekli argümanların girilmesi ile formül kolaylıkla yazılabilmektedir.

          Mantıksal Fonksiyonlar

          Grafik Oluşturma

          Grafikte görünmesi istenen dataların bulunduğu hücreler seçilir. Satır ya da sütun başlıklarının da gösterilmesi isteniyor ise bunların bulunduğu hücreler de seçim alanının içinde yer almalıdır. Grafik sihirbazı olarak da adlandırılan kısayol düğmesi ile grafik hazırlanır.

1. Adım: Standart Types ve Custom Types pencerelerinde grafiğin şekli belirlenir

2. Adım: Verilerin satır yada sütun bazında işleneceği seçilir.

TITLES

Chart Title : Grafiğe Başlık yazılır. 

Category (X) axis : X eksenine alt başlık yazar

Category (Y) axis : Y eksenine alt başlık yazar

GRIDLINES

Category (X) axis ve Category (Y) axis seçenekleri grafikteki yatay ve dikey çizgileri belirler.

Major Gridlines : Aralıkları tam olarak alır.

Minor Gridlines : Aralıkları bölünmüş olarak belirler.

LEGEND

Show Legend : Grafiği istenen verilerin isimlerini ya da başlıklarını gösterir.

Placement : Legend’ın yerini belirler.

DATA LABELS

None : Grafikteki değerleri, isimleri göstermez.

Show Value : Değerleri grafiğe ekler.

Show Label : Başlıkları grafikte gösterir.

DATA TABLES

Show Data Tables : Grafiğin hemen altına verilerin girildiği tabloyu yerleştirir

Show Legend Keys :Grafikte bulunan verilerin ayrılmasını sağlıyan LegendKeyleri gösterir.

     Resim 5.4

          As New Sheet ile yeni bir sayfada, As Object in ile aynı sayfada oluşacak grafiğin çizimi tamamlanır.

          Grafiğe Data Eklemek 

          Grafik Yaprağına data eklemenin en kolay yolu, çalışma yaprağındaki datayı kopyalayarak grafiğe yapıştırmaktır. Bir diğer yolu ise Chart menüsünden ADD DATA komutunu uygulamaktır. Eklenmek istenen datalar bloklanmak suretiyle seçilir

          Grafiğin Başlığını, Değerlerini Değiştirmek

          Kategori başlıklarını değiştirmek için çalışma sayfasında başlıkların bulunduğu hücreler seçilir ve yeni bilgisi yazılır. Başlıkları grafikten değiştirmek için ise; rafik seçildikten sonra Chart menüsünden Source Data seçilir. Category axis Labels kutusunun Series sekmesinde yeni aralık tanımlanması suretiyle değiştirilir. Aynı zamanda Name kutusuna yeni başlık girilmesi sureti ile de değiştirme yapılır yalnız bu şekilde değiştirme yapıldığı taktirde çalışma sayfası ile olan bağlantısı ortadan kalkacaktır.Değerler ise çalışma sayfasına yeni değerlerin girilmesi ile değiştirilir. Grafik başlığı, Eksen Başlıkları ise text boxlardan değiştirilebilir.

          Grafiğin Çalışma Sayfasından Yeni Sayfaya Taşınması

          Yeri değiştirmek istenen grafik seçildikten sonra CHART menüsünden LOCATION komutu uygulanır. Çalışma yaprağı içindeki grafiği yeni bir grafik sayfasına taşınmak için AS New Sheet kutucuğu seçilir. Başka bir sayfada yerleşmiş olan grafiği çalışma yaprağına taşımak için ise As Object In kutucuğu seçilir.

         Grafiğin Rengini, Yazı Tiplerini Değiştirme

         Kısayol menüsünden Format Plot Area komutu ile grafik üstünde her türlü düzenleme işlemi yapılır. Aynı menüye Format -à Selected Plot Area ile de ulaşılabilir.